Sådan planlægges et landsstævne: Fra vindlastberegning til måling af skridtlængde

Over 200 medarbejdere og 5000 frivillige er på forskellig vis involveret for, at et landsstævne kan blive søsat. Arbejdsopgaverne handler om alt fra de åbenlyse som planlægning af idrætsaktiviteter, koncerter, overnatning, madboder, toiletfaciliteter og shuttlebusruter til de mere usynlige som byudvikling, vandforsyning, trafik, kloak og myndighedsgodkendelser. Og hvor langt luftmadrasser egentlig må ligge fra hinanden. Alle de opgaver vender vi tilbage til.

Tæt samarbejde og mange involverede

DGI Landsstævne er et tæt samarbejde imellem DGI og værtskommunen, som skifter fra gang til gang. For at stable et DGI Landsstævne på benene er der en lang række tråde, der skal trækkes, og det skal der hænder og hoveder til for at lykkes med. Der findes ikke eksakte tal på, hvor mange der konkret skal til, men DGI og Vejle Kommune er hver kommet med deres bud.

I Vejle Kommune er det kun stillingen som Projektchef, der er fuldtid på Landsstævnet, men der er mange andre, der har et ben ind i Landsstævnet.

Der er rigtig mange medarbejdere og instanser, der skal i spil for at kunne lykkes med så stort et event. Og her er Vejle heldige at have fået god erfaring efter Tour de France, som krævede et lignende setup. Det har givet kommunen nogle skuldre at stå på, og de føler selv, at de er blevet dygtigere til at arbejde på tværs. 

I kommuneregi er der cirka 100 medarbejdere involveret på en eller anden vis. De involverede i værtskommunen breder sig fra jurister til foreningsfolk til tekniske afdelinger. Opgaven kræver, at mange fagligheder kommer i spil.

”Som når man for eksempel skal planlægge en yoga-aktivitet i naturen, hvor man så bliver nødt til at inddrage lokale natureksperter. Eller alle de administrative medarbejdere på skoler som skal åbne op for at landsstævnedeltagere kan overnatte på de lokale skoler. På den måde når vi langt ud omkring,” siger Mikkel Harritslev, Projektchef for DGI Landsstævne 2025 hos Vejle Kommune.

I DGI er der på samme måde også rigtig mange involverede.

Der er nogen få, der arbejder med Landsstævnet fuldtid, men DGI har rigtig mange, der arbejder nogle timer ind i det i årene op til. Og der er mange, der spiller en andel med mindre roller.

Så samlet er der nok over 100 involverede medarbejdere hos DGI. Og under Landsstævnet rykker alle i DGI sammen og har opgaver under hele Landsstævnet. Og det kan være i andre roller end de normalt arbejder i. Så du kan for eksempel få serveret mad af DGI's bestyrelsesformand, få hjælp i infoboden af én af DGI's HR eller IT-ansatte, blive checket ind af DGI's jurist, eller dit sædenummer på landsstævnestadion kan være klistret på af DGI's Royal Run-projektleder.

Hvilke opgaver gemmer der sig bag?

Lad os vende tilbage til dét med de specifikke opgaver, der skal udføres for at nå i mål. For dem er der mange af.

”Det er en ongoing proces. Og nogle af opgaverne giver vi også god tid, fordi vi har tiden til det. Så vil vi gerne gøre det så godt som muligt. Hvor andre opgaver har behov for det lange tidsrum for at kunne nå i mål. Som for eksempel planlægning af alle idrætsaktiviteter. Både selve planlægningen af hvad der skal på programmet, finde det rette aktivitetssted og så få alle de mange aktiviteter synlige på vores digitale platforme og gjort dem klar til tilmelding,” siger Lene Klindt, Projektleder for DGI Landsstævne hos DGI. 

Når tilmeldingen åbner 1. oktober, er der run på i et helt år op til for at kunne blive klar. Der er en tilmeldingsportal, DGI skal have klar, en hjemmeside, et færdigt program, en app der skal køres i stilling. Og hele kommunikationsdelen og markedsføringsdelen skal spille. For ikke at snakke om rekrutteringsdelen ude i DGI's landsdelsforeninger. Og for at kunne nå det hele skal idrætterne være klar med deres aktiviteter, allerede halvandet før eventet overhovedet finder sted.

For værtskommunen handler det om at få dannet landsstævneidentiteten i en ny værtsby. Man skal finde knager at hænge det op på. Det tager lang tid. Man skal have omsat idéer til at passe ind i den bys kontekst. Og når de knager er fundet, skal byen klargøres, og borgerne forberedes.

Dertil kommer også de mere sjove opgaver som booking af kendte musikartister til de store koncerter og lokale bands og DJ’s til festteltene og de mindre scener.

De overraskende opgaver

Udover de gængse opgaver som giver sig selv, så er der også en række tidskrævende opgaver, som folk ofte ikke tænker på.

”Myndighedsarbejde!,” udbryder Mikkel Harritslev fra Vejle Kommune og fortsætter: ”Alt ved et landsstævne skal jo selvfølgelig være lovligt, og der er rigtig mange ting, der skal tages stilling til i den henseende. Vil du for eksempel bygge et lille tårn til vejvisning for landsstævnedeltagere, så skal du have en ingeniør til at beregne vindlast, og du skal søge byggetilladelse. Alt over 1 meter skal godkendes og sikres."

Alt bliver påvirket i en by, når der kommer et landsstævne. Der skal sikres gode løsninger og godkendelser både mht. vandforsyning, trafik og veje, kloak, transport osv. For eksempel bygges der jo en campingplads på en bar mark. Det kræver et stabilt grundlag og vand- og strømforsyning.

Og det stopper ikke dér.

Hele sikkerhedsproceduren med brandmyndigheder og sikring med samling af så mange mennesker er omfattende.

”Bare sådan noget som at deltagere skal sove på skoler…. Først skal der findes egnede skoler. Så skal der regnes ned på millimeter-niveau på, hvor mange der kan sove i hvert klasseværelse, og hvor tæt man må sove. Så skal man tage højde for, at mange af skolerne er byskoler, og derfor har flere etager, og det er kun lovligt at overnatte i stueetagen. Når det er på plads og udregnet, skal der søges tilladelse hos brandmyndigheder,” siger Mikkel Harritslev fra Vejle Kommune.

DGI kender også til millimeter-regnskabet. Når Åbningsparaden skal planlægges, skal der gang i det store regnskab og regnes på præcis skridtlængde, så man sikrer, at de cirka 20.000 deltagere når igennem byen og ud på landsstævnestadion i det helt rette tidsrum, så det passer på sekundet med DR’s live transmission fra Åbningsshowet.

Hvad er Landsstævnet sat i verden for?

Landsstævnet er til for at hylde hverdagens fællesskaber. DGI vil gerne give almindelige idrætsudøvere en ekstraordinær oplevelse. En fælles fejring, hvor mangfoldigheden og fællesskabet hyldes. Ikke forstået på den måde, at man skal være medlem af en forening for at være med. Det skal man ikke. ALLE er velkomne. For DGI er det glæden ved idræt og fællesskab, der er i fokus, og det er fuldstændig lige meget hvilket niveau er på.

DGI's fyrtårn

Landsstævnet er et fyrtårn for DGI. På Landsstævnet opleves DGI's værdier i praksis, og man mærker den særlige landsstævnestemning. Derfor er Landsstævnet for DGI en perfekt anledning til at invitere gæster og samarbejdspartnere ind. Stævnet er med til at sætte breddeidrætten i fokus hos politikere, i pressen og hos befolkningen på grund af eventets størrelse. Denne funktion øges også ved, at DR dækker Landsstævnet på både TV og digitalt. 

Landsstævnets rolle for kommunen

For værtskommunen har Landsstævnet også en nyttig funktion.

Kommunerne gavner af den synlighed som et landsstævne giver. Det kan for eksempel være nye bosættere, der lokkes til byen, eller virksomheder som ser en fidus i at komme til Vejle og på sigt sikre flere arbejdspladser. Plus at et landsstævne giver noget til byens borgere. Festen i Landsstævnet kan få byens borgere til at mødes på tværs af aldersgrupper og få mulighed for at deltage i et stort bevægelsesfællesskab sammen. 

Ikke en overskudsforretning

DGI Landsstævne er ikke sat i verden for at give overskud eller for at tjene penge. Det skal bare løbe rundt. Mange tror fejlagtigt, at Landsstævnet skal generere et overskud til DGI og kommunen. Det er ikke tilfældet.

Tungen lige i munden og armene i vejret

Det kræver benhård projektledelse og ingen slinger i valsen at gøre et event for 25.000 deltagere og lige så mange borgere og gæster i en helt ny værtskommune klar til afholdelse, men ifølge Lene Klindt fra DGI og Mikkel Harritslev fra Vejle Kommune som begge har prøvet det flere gange nu er der ikke tvivl: Det er det hele værd.

Det kan godt være, at det kræver, at man har tungen lige i munden i årene op til, men at mærke den vibrerende arbejdsomme myretue gå i samlet flok og se det hele kulminere til sidst, kan ikke beskrives med ord. Det er armene i vejret og gåsehud for fuldt blus. Det er det store events kan. Skabe magi, som i den grad kan mærkes.